Wie dir die Eisenhower-Matrix hilft die richtigen Prioritäten zu setzen

Die Eisenhower-Methode ist dir bestimmt schon über den Weg gelaufen. Selbst wenn du den Begriff nicht kennst, kennen viele die Matrix mit den vier Quadranten, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidet. Das Modell, das von einem US-Präsidenten nach dem Zweiten Weltkrieg geprägt wurde ist heute ein Klassiker des Zeitmanagement und der Produktivitätsliteratur. Es wird auch dir dabei helfen deine begrenzte Zeit auf die wichtigen und weniger auf die  vermeintlich dringlichen Dinge anzuwenden.

Die Eisenhower-Matrix oder auch Eisenhower-Methode ist ein Klassiker der Consultingliteratur. Aber er wird immer noch erschreckend wenig angewandt. Es geht darum die anliegenden Aufgaben in vier Quadranten aufzuteilen:

• Quadrant 1: Wichtig und dringend
• Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
• Quadrant 3: Nicht wichtig, aber dringend
• Quadrant 4: Weder wichtig, noch dringend

Quadrant 1:

• Wenn eine Aufgabe wichtig und dringend ist, sollte sie sofort und von dir erledigt werden.
• Beispiele dafür sind Krisen, Deadlines oder Probleme
• Solche Aufgaben sollten morgens im Leistungshoch erledigt werden.

Quadrant 2:  

• Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, solltest du dir auf einen Termin legen und dann selbst erledigen.
• Das entsprechende Zeitfenster sollte genügend groß für die Aufgabe sein und du solltest es wenn möglich nicht aufschieben, wenn es terminiert ist. Diese Aufgaben im zweiten Quadranten sind langfristig für ein Unternehmen (oder dein privates Projekt) entscheidend, aber eben selten dringend. Man man sich keine Zeit für sie nimmt, verpasst man möglicherweise relevanten Marktentwicklungen.
• Beispiele für diese Aufgaben sind die Jahresplanung, die richtigen Lehren aus einer Pandemie zu ziehen, um das Unternehmen residiert zu machen oder eine Marketingstrategie zu schreiben.
• Diese Aufgaben sollte mit einem genügend großen Zeitfenster dann erledigt werden, wenn du leistungsfähig bist.

Quadrant 3:

• Wenn Aufgaben nicht wichtig, aber dringend sind, landen sie in Quadrant 3. Diese Aufgaben solltest du wenn möglich delegieren. Entweder im Unternehmen oder an einen Dienstleister (z.B. N einen virtuellen Assistenten, wenn du soloselbständig bist). Die Frage ist: Muss ich diese Aufgabe zwingend selbst erledigen oder kann das auch jemand anderes besser oder günstiger tun?
• Beispiele sind das Arbeitszeugnis für den Praktikanten, die Planung für die nächste Geschäftsreise und generell viele deiner Emails, Telefonate, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Für diese Aufgaben sollte zumindest nicht die Zeit morgens im Leistungshoch genutzt werden, wenn du sie selbst erledigst.

Quadrant 4:

• Wenn Aufgaben hingegen weder wichtig, noch dringend sind, solltest du sie ignorieren. Hier ist der Mut zur Lücke angesagt, den ich dir auch im Pareto-Prinzip vorgestellt habe. Die Leitfrage hier ist: Was passiert, wenn ich das nicht tue. Wenn deine Antwort ist: Vermutlich nichts, kann die Aufgabe in Ablage P.
• Ein Beispiel wäre die Einladung zu einer Veranstaltung, die dich nicht wirklich weiterbringt und wo es maximal darum geht, dass du dort gesehen wirst. Ähnlich mag es bei manchen Präsentationen sein, die du zum Durchlesen geschickt bekommen hast oder bei einigen deiner Emails und Telefonate.

Die Einteilung von Aufgaben in Quadranten, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert sind, soll dir dabei helfen deine Aufgaben und damit deine Zeit zu gewichten und zu priorisieren. Das Modell ist - wie alle Modelle - eher grobschlächtig angelegt, aber genau deshalb auch so wirksam. Es sollte in der Regel nicht länger als 30 bis 60 Sekunden dauern, eine Aufgabe ihrem Quadranten zuzuordnen. Wenn du das Modell eine Tage bzw. wenigen Wochen angewandt hast, solltest du den Großteil deiner Zeit in Quadrant 1 zum Abarbeiten der wichtigen und dringenden Dinge und vor allem in Quadrant 2 mit wichtigen, aber  nicht dringenden Dingen verbringen können. Vor allem deine zeitliche Investition in Quadrant 2 bringt dich und dein Unternehmen langfristig weiter.

Die Kritik an der Eisenhower-Matrix fokussiert vor allem darauf, dass wichtige Aufgaben selten dringend sind (Quadrant 2) und damit tendenziell zu wenig zeitliche Ressource bekommen. Zudem tendieren wir dazu zu viel Zeit in dringlichen, aber nur begrenzt wichtigen Aufgaben zu verbringen. Darin liegt auch die Gefahr: Aufgaben von außen "suggerieren" dir, dass die wichtig und dringend sein. Meist sind die hingegen lediglich dringend, manchmal noch nicht einmal das. Demnach solltest du aufpassen, dass Quadrant 1 nicht deine ganze Zeit und Energie für den Tag aufrisst. Den praktischen Umgang mit der Eisenhower-Matrix kannst du dir im nachfolgenden Video ansehen. Die Herangehensweise lässt sich mit "Do it, schedule it, delegate it, delete it" ganz gut zusammenfassen.

Der Schweizer Zeit- und Selbstmanagementberater Ivan Blatter hat auf seiner Website eine schöne Zusammenfassung zum Eisenhower-Prinzip zusammengestellt, die ich dir nicht vorenthalten möchte.

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower ist Namensgeber dieser Methode und Matrix. Der Texaner war Army-General während des Zweiten Weltkriegs und Nachkriegspräsident von 1953-1961. Der Republikaner war als Produktivitätsfanatiker bekannt. Um seine Ziele zu erreichen, erfand er eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte. Ihm wird folgendes Zitat zugeschrieben:

"What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important"

Seine Eisenhower-Matrix hat als Zeitmanagement-Strategie viele Trends überlebt und wird heute noch genutzt.

Die Anwendung der Eisenhower-Matrix auf deinen Arbeitsalltag ist nicht schwer. Hier sind die wesentlichen Schritte:

Vorbereitung:

• Schreibe dir alle deine Aufgaben auf eine Liste.
• Schreibe vor jede Aufgaben die Nummer des Quadranten 1-4. Das sollte dich in der Regel nicht länger als 30 bis 60 Sekunden pro Aufgabe kosten und wenn du es einmal gemacht hast, wird es dir schnell von der Hand gehen.
• Sortiere die Aufgaben nach den vier Quadranten.

Umsetzung:

• Erledige die Aufgaben in Quadrant 1 zuerst (wichtig und dringend).
• Plane realistische Zeitfenster für die Aufgaben im Quadrant 2 ein (nicht dringend, aber wichtig) und trage diese in deinen Kalender ein. Versuche diese selbstgewählten Zeitfenster auch einzuhalten und sie nicht durch Besprechungen Dritter verschieben zu lassen.
• Versuche die Aufgaben im dritten Quadrant zu delegieren (intern, wenn du Mitarbeiter hast oder extern an einen Dienstleister, wenn da steht), da diese Aufgaben jemand anderes schneller und/oder günstiger als du erledigen kann und du damit Zeit für deine Arbeit in Quadrant 1 und 2 generierst.
• Streiche die Aufgaben im vierten Quadranten, wenn du dir sicher bist, dass nichts passiert, wenn sie nicht erledigt werden.

Vielleicht gelingt es dir zudem zu messen, wie viel Zeit du mit der Erledigung der Aufgaben in den vier Quadranten verbringst. Es ist kein Geheimnis, dass die Aufgaben in 3 und 4 am wenigsten deiner Zeit einnehmen sollten. Wenn dem nicht so ist versuche zu überlegen, was passieren muss, dass du mehr Zeit für die Aufgaben in 1 und 2 gewinnst. Wer oder was kann dir dabei helfen?

Jede Methode ist nur so gut wie ihre Anwendung. Und wenn es an dieser scheitert, weil sie vielleicht zu aufwendig ist, wirst du sie nicht anwenden. Daher habe ich dir eine sehr einfache und gleichzeitig sehr präsente Darstellung gegeben, die jeder auf seinem Rechner anwenden kann. Die Umsetzung der Eisenhower-Matrix mit digitalen Notizzetteln. Suche einfach auf deinem Rechner nach einer Notizzettel-App (oder im App-Store nach "sticky notes") und los geht's. Jeder Quadrant bekommt einen Zettel mit einer bestimmten Farbe, eine Überschrift und dann überträgst du die vorhandenen Aufgaben in die vier Quadranten. Da du die Notizen auf deinem Desktop anbringst, hast du sie mehrfach am Tag präsent und musst keine extra Software aufmachen. Einmal am Tag durchsehen, ergänzen und streichen sollte ausreichen, um schnell einen ersten Effekt zu sehen. Worauf wartest du noch?

Manche Methode des Zeitmanagement oder der Produktivität sind so einfach, aber gleichzeitig wirksam, das man sie im Grundsatz lange beibehält. So ging es mir als ich vor gut zehn Jahren das erste Mal mit der Eisenhower-Matrix konfrontiert wurde. Implizit findet bei mir immer noch eine Einteilung in wichtig und/oder dringlich statt. Und wie bei den meisten von uns entsteht der Eindruck, dass das Dringliche über die Jahre zugenommen hat, das die Aufgaben aber nicht unbedingt wichtiger geworden sind. Also werde ich nun auch eine Rückbesinnung auf den Kern des Modells starten und meine Aufgaben wieder stärker sortieren und damit priorisieren.

Wie gehst du deine Zeiteinteilung an? Nutzt du die Eisenhower-Matrix? Schreib' mir gern deine Herangehensweise in die Kommentare oder per Email. Du kannst mir auch gern über Twitter und Instagram kommentieren und schreiben. Wenn du keinen Artikel mehr verpassen willst, abonnier' gern meinen Newsletter.